기업 문화 정착을 위한 ECM(Enterprise Content Management)/BPM(Business Process Management)
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| 앞으로의 ECM
시장은 IT 컴플라이언스 중심으로 확장해 나갈 조짐을 보이고 있다. 또한 기업에 대한 규제는 기록물 뿐만이 아니라 비즈니스
프로세스도 포함되는데, 이는 곧 단순한 통합 개념의 ECM이 아닌 BPM 기반의 통합 ECM을 요구하게 된다. 이에
ECM/BPM은 시스템과 시스템간의 기술적인 요소도 중요하지만, 올바르게 정착되기 위해서는 ECM/BPM을 도입하기 위한 기업
문화 재검토와, 컨텐트 및 프로세스 관리에 대한 전반적인 이해와 도입 필요성이 선행돼야 할 것이다. |
기업 자산 통합화로 운영 효율성의 증가
하
나의 기업은 많은 자산을 가지고 있다. 그 중에서도 가장 중요한 자산은 MGM 스튜디오 루이 메이어 사장의 “기업의 가장 중요한
재산은 저녁에 집으로 간다”는 말에서 알 수 있듯이 바로 기업의 임직원들이다. 다시 말하면 임직원들의 지식이 기업에 있어서 가장
중요한 자산이 되는 것이다.
그렇다면 임직원들의 머리에 있는 ‘지식’을 어떠한 방법으로 관리할 수 있을까. 그에 대한 해답은 바로 ECM/BPM 솔루션이 제공해 준다. 임직원들이 가지고 있는 지식은 여러 가지 형식으로 기업 내에서 표현된다.
비
정형화된 데이터인 워드 파일, 엑셀 파일, 파워포인트 파일, 전자우편부터, DB에 저장되는 정형화된 데이터인 비즈니스 프로세스
정보, 전자결재 정보, ERP 정보, 게시판 자료 등에 이르기까지 여러 가지 형태로 기업 내에 존재한다. 이러한 비정형데이터와
정형데이터를 통합해서 관리할 수 있고, 통합된 지식을 모든 임직원이 공유할 수 있다면 이것이 바로 기업 운영 효율성을 최대한
증가시킬 수 있는 방법일 것이다.
즉 ECM/BPM이 기업 내에 존재하는 비정형데이터와 정형데이터의 통합 관리를
가능하게 하는 ‘컨텐트와 프로세스의 인프라스트럭처’가 된다. 이에 따라 임직원들의 지식은 ECM/BPM을 기반으로 통합 및
공유되면서 기업의 운영에 필요한 알맞은 정보를 빠르게 제공 할 수 있게 된다.
IT 운영 비용의 감소
현
실적으로 기업 내에는 여러 가지의 시스템들이 존재하고 있다. 그룹웨어, 전자우편, ERP, KM, CRM 등과 같은 여러 가지
시스템들이 있으며 하는 일도 각기 다르다. 또한 이 시스템들은 별도로 관리되며 하드웨어나 소프트웨어 등도 각각 별도로 가지고
있는데 이렇게 불필요하게 중복 관리되는 시스템들은 ECM/BPM을 구축함으로써 통합할 수 있는 것들은 통합하고, 버릴 것들은
버려서 기업 내의 유지보수 비용은 줄게 된다. 쉬운 예를 하나 들면, 그룹웨어 DB와 KM DB가 별도로 존재한다면
ECM/BPM에는 통합DB 하나만을 두고 그룹웨어와 KM은 ECM/BPM에서 각각의 메타데이터로 관리할 수 있다.
위험관리(Risk Management) 시스템 구축
최
근 해외에서는 컴플라이언스와 관련된 사베인 옥슬리, 바젤Ⅱ, HIPAA 등의 다양한 규제 법안들이 나오고 있으며 국내에서도
전자거래기본법, 증권거래법, 공인회계사법, 주식회사의외부감사에관한 법률(외감법) 등 여러 가지 기록물 관리에 대한 법률 등이
구체화되고 있다.
기업 내에 존재하는 위험 관리를 위해서는 기록물 관리(Record Management)
시스템을 구축해야 하는데, ECM/BPM을 통해서 효과적으로 위험 관리를 할 수 있다. 단순히 기록물만 관리하는 것이 아니라
기록물과 함께 기업 내에서 항상 액티브하게 활동하고 있는 프로세스를 같이 관리해야만이 진정한 위험 관리를 할 수 있으며,
ECM/BPM을 통해 기록물과 프로세스를 함께 관리 할 수 있어야 한다.
실시간 모니터링이 가능한 BAM
최
근 들어 IT 기업들에서는 실시간 기업(Real-Time Enterprise)에 대한 관심이 집중되고 있다.이러한 빠른 비즈니스
환경의 변화에 대응하기 위해 BPM 기반의 BAM (Business Activity Monitoring) 시스템이 가장 핵심적인
요소로 인식되고 있다.
일반적으로 BPM 시스템은 기업 및 대중에게 잘 알려져 있으나 BAM에 대해서는 많이 알려져 있지 않은데, 실시간 시스템의 기반을 이루는 BPM에 대한 실시간 모니터링이 중요한 요소기 때문에 최근 들어 BAM이 각광 받고 있다.
BAM이란 방대한 로 데이터(Raw Data)를 효과적으로 필터링·가공·분석해 의미 있는 내용으로 의사결정을 지원하는 시스템이다.
즉
기업이 비즈니스를 빠르고 효과적으로 추진할 수 있도록 주요 성과지표에 대한 실시간 접근성을 제공해주는 개념이다. 하지만 BAM은
기존의 BI(Business Intelligence)와는 틀리다. BAM은 미들웨어가 아니라 중요 비즈니스 성과 지표에 실시간
액세스가 가능한 것을 의미한다. 이때 수반되는 기본적인 미들웨어 기능이 이벤트 관리와 경보(Alert)다.
BAM은 이전의 실시간 모니터링과는 다르게 여러 애플리케이션과 내외부 소스에서도 정보를 제공받기 때문에 광범위하고 다양하게 사용자 중심의 모니터링이 가능하다.
BPM
내부적으로 또는 BPM과 관련이 없는 시스템들(ERP, CRM 등)에서 생성되는 이벤트를 연관지어 비즈니스 분석도구와의 연계를
통해 관리자나 사용자에 대하여 경보, 프로세스 실행, 전자우편 / SMS 전송 등의 역할을 할 수 있다. 이러한 BAM의
기본적인 역할을 통해 비즈니스 관리자들은 비즈니스 액티비티에 대해서 실시간으로 모니터링 하면서 관리 할 수 있다.
비
즈니스 관리자는 파일네트 P8에 내장돼 있는 BAM 사용자 인터페이스를 통해 BAM을 쉽게 이해할 수 있다. BAM에서 가장
중요한 모니터링 요소는 실시간 모니터링이다. 현재 비즈니스 액티비티 상에서 나타나는 지체 상황들이나 경보가 울려야 할 상황들을
관리자가 한 눈에 실시간으로 파악해서, 해당 비즈니스 액티비티에 대한 관리를 할 수 있다.
또한 이러한 처리 상황들에 대한 프로세스들은 BPM에서 다시 관리를 하며, 이러한 부분들이 BAM과 연계가 돼야 하기 때문에 기업에서는 BPM 기반의 BAM을 선호하게 되는 것이다.
BAM
을 관리하는 기업의 관리자 측면에서는 기업 내에서 발생되는 많은 비즈니스 액티비티에 대해서 쉽고 다양한 방법으로 모니터링하고
관리할 수 있는 사용자 인터페이스가 필요한데, 이러한 사용자 인터페이스 또한 개인화된 화면으로 관리자에게 제공할 수 있다.
ECM/BPM 은 기업 문화 정착의 중요 요소
현재 BAM은 BPM과 결합되거나 BPM의 일부 모듈로 시장에 선 보이고 있으나, 독자적인 시장 형성 가능성 역시 매우 높은 것으로 평가받고 있다.
국내에서는 작년 하반기부터 BPM 벤더인 파일네트나 웹메소드 등의 EAI 벤더들을 중심으로 시장에 대한 접근이 시작됐고, 올해 들어 대부분의 BPM 벤더들도 BAM 시장을 주목하고 있다.
또
한 BAM은 바젤 II, 사베인 옥슬리 법안 등 다양한 규제(Compliance) 관점에서의 모니터링 영역, 카드사기 방지,
품질관리 등의 분야에서 활발히 논의되고 있으며 이들 분야 중 BAM 초기 시장이 형성될 가능성이 매우 높다. 따라서 BAM은
다양한 산업/업무 분야에 적용가능하며 RTE 개념의 확산, 정보기술의 발달 등으로 BAM의 적용가능 범위는 점차 확대될 것이다.
그
동안 국내 ECM 시장에서는 전사 차원의 인프라로서 ECM을 도입하기보다는 단편적인 문서관리, 포탈, 웹/미디어 관리 등을 위해
시스템을 도입하는 경향이 두드러졌고 이에 따라 이미징, EDM, WCM, 워크플로우 등 포인트 솔루션 위주로 시장이 형성돼
왔다.
하지만 최근 몇 년 동안 주요 벤더들이 M&A를 통해 ECM 라인업을 확대해 가면서 시장에서는 통합 ECM시장이 활성화될 움직임을 보이고 있다.
앞으로의 ECM 시장은 IT 컴플라이언스 중심으로 확장해 나갈 조짐을 보이고 있다.
미국의 사베인 옥슬리 법안처럼 국내 기업의 경영 및 회계 투명성 확보를 위해 회계 3법 개정법, 즉 증권거래법, 공인회계사법, 주식회사의 외부감사에 관한 법률 등이 시행중에 있거나 시행을 앞두고 있다.
이를 통해 고의적인 회계 분식은 물론 과실로 인한 회계 오류의 경우에도 거액의 손해배상 진단 소송을 당할 수 있는데 이런 부분을 미리 방지하기 위한 기업 규제 솔루션으로 ECM의 도입이 이뤄질 것이다.
또한 기업 규제에는 기록물 뿐만이 아니라비즈니스 프로세스도 포함되는데, 이로써 곧 단순한 통합 개념의 ECM이 아닌 BPM 기반의 통합 ECM이 대세가 될 전망이다.
결
국 ECM/BPM은 시스템과 시스템간의 기술적인 요소도 중요하지만, ECM/BPM이 올바르게 정착되기 위해서는 ECM/BPM을
도입하기 위한 기업내 문화 재검토와 컨텐트 및 프로세스 관리에 대한 전반적인 이해 그리고 도입 필요성이 선행돼야 할 것이다
